'Jeg er en kundeserviceagent-for de bedste resultater, gør ikke disse 3 ting, når du klager'

Her deler Rivera, hvad kunderne ikke skal gøre, når de klager over de bedste resultater, når de klager til kundeservice.

3 ting at undgå, når man klager, ifølge kundeserviceagenter,

1. Bruger upassende sprog og ellers er uhøfligt

Den bedste måde at få det, du ønsker, er at være så høflig som muligt, selvom hold musik eller forsinkelser sender dig til et stille raseri, du virkelig ville elske at tale, når en person er tilbage på linjen. Husk dog, at den person er et menneske, som ikke fortjener at blive kaldt navne eller råbe på. Uanset hvor frustreret du er, er det svært at redde en interaktion, hvis det starter i aggressiv og respektløs.

”Når kunder er frustrerede og kommer ind ved at bruge upassende sprog, der kan være stødende for repræsentanten, er det svært at bevæge sig ud over det,” siger Rivera. Den samme sandhed strækker sig til e -mails, som Rivera siger, at hun også håndterer i sin kundeservicerolle. Selv når en kommunikationsmåde skæver mindre personlig, er det ikke en undskyldning for at bruge en uhøflig tone.

Gør dette i stedet: Hvis du ikke er i hovedrummet for at interagere høfligt, anbefaler Rivera at vente på at nå ud, indtil du er. At sprænge ved en kundeservicemedarbejder er ikke kun uhøfligt, men vil gøre situationen mindre tilbøjelig til at læne sig til din fordel. Agenten vil være mindre i stand til (og måske villig) til at hjælpe dig med dit problem.

2. Ikke at være åben for at finde løsninger på problemet

En anden faktor, der kan kompromittere dit resultat med kundeservice, lytter ikke fuldt ud til de tilgængelige muligheder eller ikke har et åbent sind om en potentiel løsning uden for det, du måske allerede har haft i tankerne.

Rivera siger, at det ikke altid er muligt at opnå resultater på nøjagtigt den måde, en kunde forventer. Resterende ufleksibel, siger hun, kan gøre situationen sværere at løse. På grund af dette er det bedre at komme ind i opkaldet med en intention om at finde enhver brugbar løsning snarere end bare at klage.

Gør dette i stedet: Slip holdningen "min vej eller motorvej" og lyt til hvad kundeservicemedarbejderen foreslår. Gå derefter derfra. Hvad der ender med at ske kan være forskellig fra din oprindelige plan, men det kan stadig fungere.

3. Beskyldning af repræsentanten

At beskylde den individuelle repræsentant for noget, der ikke går din vej, er simpelthen ikke nyttigt. ”Nogle gange falder de procedurer, vi har i virksomheden, ikke sammen med [en kundes] forventninger, og det gør interaktionen mere udfordrende,” siger Rivera. "Der er et punkt inden for opkaldet eller e -mailen, hvor du ikke ved, hvad du skal gøre eller sige."

Gør dette i stedet: Forstå, at nogle gange virksomhedspolitikker forhindrer kundeservice -reps i at gøre nøjagtigt, hvad du vil have. Prøv at være forståelse og indse, at dit problem er ikke en individuel repræsentants skyld. Vær åben for at høre deres foreslåede løsninger.

Den wellness-intel, du har brug for, uden de BS, du ikke tilmelder dig i dag for at have de nyeste (og bedste) velbefindende nyheder og ekspertgodkendte tip leveret direkte til din indbakke.