3 tip til at erobre din indbakke

Hvor mange ulæste e -mails er der i din indbakke lige nu? Mere end 10? Mere end 100-eller måske mere end 10.000? Du er ikke alene.

E-mail kan være et tidssugende sort hul for selv de mest organiserede, produktive arbejdere-især når det ser ud til at svare på en meddelelse kun udløser et angreb på et dusin mere. Men hvordan kan du bryde cyklussen og endelig Oprethold det undvigende mål: Inbox Zero?

”E-mail-strategier i én størrelse passer til e-mail fungerer ikke,” siger produktivitetscoach Carson Tate. ”Du skal vælge og vælge, hvilke systemer der passer, baseret på hvordan du tænker og arbejder.”For at komme i gang, her er en bonanza af hacks, apps og systemer, du kan prøve til størrelse.

Fortsæt med at læse for eksperttips til at krangle din indbakke.

Kortslutningsdistraktioner

Problemet: Hvis du har en tendens til at skifte til fanen E-mail i din browser med hver indgående post-meddelelse, skal du overveje dette: "Det tager i gennemsnit fire minutter at komme sig efter en afbrydelse," siger produktivitetsekspert Marsha Egan. Det betyder, at lidt af din dags produktivitet dør hver gang du bukker under for en distraherende ding. Opret i stedet beskyttelsesrammer, så du ikke bliver underrettet hver gang du får en ny e -mail. Og hvis du er en konstant klikker, skal du indstille en timer og sigte kun på at tjekke din e -mail hver time.

Værktøjerne: Batchet indbakke skjuler indkommende e-mails i en separat mappe indtil foruddesignede tider hver dag (f.eks. 10 a.m. eller 2 s.m.-Eller oftere, hvis du ikke er klar til at nedskalere din altid-on-besættelse, der er langt lige endnu). Inbox når klar er en gratis kromforlængelse, der giver dig mulighed for midlertidigt at skjule din indbakke med klik på en knap, så du kan håndtere alle dine e-mail-relaterede opgaver uden.

Dræb rodet

Problemet: Se på din ulæste mail, og du finder sandsynligvis snesevis af nyhedsbreve, detailpromo og abonnementer, du har nul intention om at læse. Så stop dem i at lande i din indbakke i første omgang! Hvis du er nødt til at sortere gennem 20 meddelelser i stedet for 200, er det mindre sandsynligt, at du føler sig frazzled-eller gå glip af en vigtig besked.

Værktøjerne: En afprøvet metode er at søge efter udtrykket "afmeld" i din e-mail. Dette vil udtrække alle meddelelser, der indeholder det; Og hvis du bruger Gmail, vil ordet blive fremhævet i gult, når du åbner den fornærmende e-mail for en hurtig og smertefri opt-out. Du kan også tjekke Unroll.Mig, der scanner din indbakke og giver dig mulighed for at afmelde nyhedsbreve, du aldrig vil læse i masse. Én advarsel: appen har solgt brugerdata i fortiden, så at vælge at bruge det kan resultere i mereuønskede nyhedsbreve ned ad linjen.

Til sidst skal du bruge kalender til at begrænse disse irriterende frem og tilbage e-mails om planlægning af et møde eller finde tid til at få frokost. Det synkroniseres med din kalender, så venner og kolleger kan booke en åben tid uden nogensinde at skulle e -maile dig tilbage. Inbox Win!

Arbejd systemet

Problemet: For analytiske, lineære tænkere kan det være en total spilskifter, at nå indbakke nul ved at casting e -mails til deres passende navngivne mapper. Men denne metode fungerer sandsynligvis ikke for visuelle eller kreative typer. ”For disse tænkere er en e -mail i en mappe virkelig ude af syne, ude af sind,” siger hun.

Flere visuelle elever kan muligvis gøre det bedre med at oprette filtre og systemer inden for deres e-mail-sag, tildele farver til din BFF og chef, så du kan se med et øjeblik, hvad der er vigtigt og markerer e-mails, der har brug for et øjeblikkeligt svar. Det faktiske system, du vælger, er mindre vigtigt end om du bruger det, siger Tate. Så hvis du kæmper for at være på toppen af ​​din etikettunge, farvekodede Flagapalooza, betyder det måske ikke Du er svigt-men dit system er. Genmænker blot din e-mail-sletningsspilplan og giv den en anden gå.

Værktøjerne: Det er tid til at blive super snugly med din e -mails indstillinger. Gmail, for eksempel, kan tilpasses omkring en million forskellige måder uden hjælp fra apps fra tredjepart. Men der er også skind og browserudvidelser værd at udforske. Sortd giver dig mulighed for at organisere din Gmail -indbakke i et fleksibelt sæt lister. Så i stedet for en massiv bunke e-mail, kan du hurtigt trække og slippe e-mails til at gøre, for at læse, behov opfølgning osv. Og Boomerang er fantastisk for folk, der tøver med at indgive e -mails (af frygt for at glemme dem for evigt), men ikke ønsker at leve med en tilstoppet indbakke. Appen filtrerer midlertidigt beskeder ud af din hovedmappe, men returnerer dem ad gangen og dato, du specificerer, hvilket gør det til et vidunderligt enkelt påmindelsessystem.

Da apps virkelig kan være en #bossbabes bedste ven, her er 8 mere til at strømline din dag. Og det er den tid, din produktivitet topper, ifølge videnskab.